Wie behalten Sie die verfügbare Kapazität Ihrer Werkstatt im Griff?

Nicht jeder verfügbare Mechatroniker kann für jeden Auftrag eingesetzt werden. Eine gute Werkstattplanung berücksichtigt deshalb Qualifikationen, Erfahrung und Berechtigungen der Mitarbeiter. Es gilt, den richtigen Mitarbeiter für den richtigen Auftrag einzuplanen.

Eine volle Werkstatt bedeutet nicht automatisch, dass die verfügbare Kapazität optimal genutzt wird. Ist jeder Mechatroniker komplett verplant, bleibt wenig Spielraum für ungeplante Zusatzarbeiten, Kunden ohne Termin oder Aufträge, die länger dauern als gedacht. Gleichzeitig kann eine Planung, die weniger voll aussieht, genügend Raum bieten, um im Laufe des Tages nachzusteuern.

Kapazitätssteuerung beginnt deshalb nicht allein bei der Zahl der verfügbaren Stunden. Entscheidend ist vor allem, zu wissen, welche Kapazität tatsächlich einsetzbar ist, welche Arbeiten dazu passen und wie viel Spielraum Sie benötigen, um den Werkstattalltag zu bewältigen.

Nach Qualifikation planen, nicht nur nach Kapazität

Nicht jeder verfügbare Mechatroniker kann für jeden Auftrag eingesetzt werden. Eine gute Werkstattplanung berücksichtigt deshalb Qualifikationen, Erfahrung und Berechtigungen der Mitarbeiter. Es gilt, den richtigen Mitarbeiter für den richtigen Auftrag einzuplanen.

Das wird immer wichtiger. Denken Sie etwa an Arbeiten an Elektrofahrzeugen, für die spezielle Kenntnisse und eine entsprechende Hochvolt-Qualifikation erforderlich sein können. Dasselbe Prinzip gilt jedoch auch für AU und HU, die Fahrzeugdiagnose und andere Arbeiten, die bestimmte Fähigkeiten oder Erfahrung voraussetzen. Die Frage lautet also nicht nur, wie viele Mechatroniker verfügbar sind, sondern vor allem, welcher Mechatroniker für welche Arbeit zur Verfügung steht.

Der Werkstattleiter spielt dabei eine wichtige Rolle. Er weiß, wie die Mechatroniker arbeiten, wo Spielraum für weitere Aufträge besteht und wann zusätzliche Stunden nötig sind. Dieses Wissen muss Teil der Planung sein.

Spielraum für Zusatzarbeiten und Kunden ohne Termin einplanen

In jeder Werkstatt kommt Arbeit dazwischen. Ein Kunde steht unangemeldet vor der Tür, ein Mechatroniker entdeckt bei der Inspektion zusätzlichen Arbeitsbedarf, oder eine Reparatur dauert länger als geplant. Wer die Planung vollständig ausbucht, hat kaum Möglichkeiten, damit umzugehen.

Deshalb ist es sinnvoll, bewusst Puffer in der Planung zu lassen. Wie viel Puffer nötig ist, unterscheidet sich von Werkstatt zu Werkstatt. Standort, Kundenstruktur, Saison, die Planbarkeit der Arbeit und die Art, wie Serviceberater Termine vereinbaren, spielen dabei alle eine Rolle. Ein fester Pufferanteil für jede Werkstatt ist daher nicht die Lösung.

Ein Puffer ist außerdem nicht nur für Kunden ohne Termin gedacht. Auch Zusatzarbeiten, die während eines geplanten Auftrags entstehen, müssen irgendwo aufgefangen werden. Darauf können Sie bereits früher im Prozess reagieren: indem Sie bei der Terminvereinbarung gezielt nachfragen, Zusatzverkäufe berücksichtigen und empfohlene Arbeiten direkt im Werkstattauftrag erfassen.

Vorausschauen macht Kapazität nutzbar

Kapazität gut zu nutzen bedeutet nicht, jede verfügbare Minute im Voraus zu füllen. Es bedeutet, vorauszuschauen und zu wissen, wo Freiraum entsteht, wo die Kapazität knapp zu werden droht und welche Arbeiten Sie dort verantwortungsvoll einplanen können.

Dabei ist die Zusammenarbeit zwischen Planung und Werkstatt entscheidend. Sieht der Werkstattleiter, dass Stunden fehlen, muss dies rechtzeitig gemeldet werden. Umgekehrt ist es wichtig, frühzeitig hinzuschauen, wenn die Auftragslage nachlässt, damit die verfügbare Kapazität rechtzeitig anders eingesetzt werden kann.

Von verfügbaren Stunden zu einsetzbarer Kapazität

Eine gute Werkstattplanung liefert damit mehr Einblick als eine bloße Übersicht über belegte und freie Stunden. Sie möchten wissen, welcher Mechatroniker verfügbar ist, welche Qualifikationen und Berechtigungen dazugehören, welche Arbeit eingeplant ist und wie viel Spielraum nötig ist, um Unvorhergesehenes aufzufangen.

Damit verschiebt sich der Fokus von der Planung nach Kapazität hin zur Planung mit dem richtigen Mechatroniker, den richtigen Qualifikationen und der verfügbaren Kapazität. Das Ziel ist nicht, die Planung so voll wie möglich zu bekommen, sondern die verfügbare Kapazität so einzusetzen, dass sie zur Arbeit passt und Raum lässt für die Wirklichkeit jeder Werkstatt.